9 lỗi nào làm công tác tổ chức kế toán trở lên khó khăn

Để đảm bảo nâng cao hiệu quả quản lý tại các doanh nghiệp, công tác tổ chức kế toán trở thành nội dung hết sức quan trọng.Với tầm quan trọng đó, để phát huy vai trò của công tác này mỗi doanh nghiệp phải có sự thích ứng và linh hoạt với những yêu cầu quản lý cụ thể tại từng đơn vị. Khi thực hiện công tác tổ chức kế toán, nếu gặp phải bất kỳ lỗi nào cũng có thể dẫn đến thiệt hại dữ liệu cho doanh nghiệp, thậm chí còn gây thiệt hại kinh tế lớn cho doanh nghiệp.

Dưới đây, phần mềm Thiên Long xin chia sẻ một số lỗi thường gặp khi thực hiện công tác tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp. Hy vọng, bài viết sẽ giúp bạn đọc tránh khỏi các lỗi thường gặp trong công tác tổ chức kế toán trong doanh nghiệp.

1. Quản lý tiền mặt

Trong công tác quản lý tiền mặt, các doanh nghiệp thường mắc phải 1 số lỗi sau:

-          Chưa có biên bản tiền mặt tồn quỹ, biên bản kiểm kê thiếu chữ kí của thủ quỹ và kế toán trưởng; không thành lập hội đồng kiểm kê, không có chữ kí của Giám đốc và thành viên Hội đồng kiểm kê quỹ trên biên bản.

-          Biên bản kiểm kê có số tiền dư đến đơn vị đồng.

-          Quy trình phê duyệt phiếu thu, chi không chặt chẽ, không thực hiện đúng theo quy trình, phiếu thu chi không đủ số liên theo quy định.

-          Số tiền trên phiếu thu, chi khác trên sổ sách kế toán.-

-          Hạch toán thu chi tiền mặt không đúng kì.

-          Có nghiệp vụ thu chi tiền mặt với số tiền lớn, vượt quá định mức trong quy chế tài chính

-          Phát sinh nhiều nghiệp vụ thu chi tiền trước và sau ngày khóa sổ.

-          Có nhiều quỹ tiền mặt.

-          Số dư quỹ tiền mặt âm do hạch toán phiếu chi trước phiếu thu.

-          Chênh lệch tiền mặt tồn quỹ thực tế và biên bản kiểm kê quỹ.

-          Phiếu thu, phiếu chi chưa lập đúng quy định (thiếu dấu, chữ kí của thủ trưởng đơn vị, kế toán trưởng, thủ quỹ,…); không có hoặc không phù hợp với chứng từ hợp lý hợp lệ kèm theo; chưa đánh số thứ tự, phiếu viết sai không không lưu lại đầy đủ; nội dung chi không đúng hoạt động kinh doanh.

-          Chi quá định mức tiền mặt theo quy chế tài chính của Công ty nhưng không có quyết định hoặc phê duyệt của thủ trưởng đơn vị.

-          Phiếu chi trả nợ người bán hàng mà người nhận là cán bộ công nhân viên trong Công ty nhưng không có phiếu thu hoặc giấy nhận tiền của người bán hàng kèm theo để chứng minh số tiền này đã được trả tới người bán hàng.

-          Vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm: kế toán tiền mặt đồng thời là thủ quỹ, chứng từ kế toán xếp chung với chứng từ quỹ, sổ quỹ và sổ kế toán không tách biệt…

-          Thủ quỹ có quan hệ gia đình với Giám đốc, kế toán trưởng.

-          Ghi lệch nhật kí chi tiền; số cái, sổ quỹ, không khớp nội dung, số tiền.

-          Ghi chép, phân loại, phản ánh chưa hợp lí (không hạch toán tiền đang chuyển …)

-          Có hiện tượng chi khống hoặc hạch toán thiếu nghiệp vụ thu chi phát sinh.

-          Cùng một hóa đơn nhưng thanh toán hai lần, thanh toán tiền lớn hơn số ghi trên hợp đồng, hóa đơn.

-          Không có báo cáo quỹ tiền mặt định kì, thủ quỹ và kế toán không thường xuyên đối chiếu.

-          Hạch toán thu chi ngoại tệ theo các phương pháp không nhất quán, không theo dõi nguyên tệ.

-          Cuối kì không đánh giá lại ngoại tệ hoặc đánh giá không theo tỷ giá ngoại tệ liên ngân hàng vào thời điểm cuối năm

2. Quản lý tiền gửi ngân hàng:

Các lỗi thường mắc phải đối với các đơn vị trong quản lý tiền gửi ngân hàng.

-          Hạch toán theo giấy báo Nợ, báo Có ngân hàng chưa kịp thời.

-          Chưa mở sổ theo dõi chi tiết theo từng ngân hàng.

-          Chưa đối chiếu số dư cuối kì với ngân hàng.

-          Mở nhiều tài khoản ở nhiều ngân hàng nên khó kiểm tra, kiểm soát số dư.

-          Có hiện tượng tài khoản ngân hàng bị phong tỏa.

-          Chênh lệch sổ sách kế toán với biên bản đối chiếu với ngân hàng, với các bảng cân đối số phát sinh.

-          Phản ánh không hợp lí các khoản rút quá số dư, gửi tiền, tiền lãi vay…

-          Người kí Sec không phải là những thành viên được ủy quyền.

-          Phát sinh quá nhiều nghiệp vụ chuyển tiền tại ngày khóa sổ để lợi dụng sự chậm trễ gửi giấy báo của ngân hàng.

-          Chuyển tiền sai đối tượng hay người nhận không có quan hệ kinh tế đối với đơn vị.

-          Tên người nhận trên ủy nhiệm chi và tên đối tượng công nợ của các đơn vị không trùng nhau.

-          Không theo dõi nguyên tệ đối với các khoản tiền gửi bằng ngoại tệ.

-          Chưa đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối năm hoặc áp dụng sai tỷ giá đánh giá lại.

 - Chưa hạch toán đầy đủ lãi tiền gửi ngân hàng hoặc hạch toán lãi tiền gửi NH không khớp với sổ phụ NH.

3. Các khoản phải thu của khách hàng:

Một số lỗi mắc phải trong hạch toán các khoản phải thu của khách hàng.

-         -  Không bù trừ cùng đối tượng hoặc bù trừ công nợ không cùng đối tượng.

-         -  Chưa có quy chế tài chính về thu hồi công nợ.

-          - Chưa có sổ chi tiết theo dõi chi tiết từng đối tượng phải thu.

-          - Cùng một đối tượng nhưng theo dõi trên nhiều tài khoản khác nhau.

-          - Quy trình phê duyệt bán chịu không đầy đủ, chặt chẽ: chưa có quy định về số tiền nợ tối đa, thời hạn thanh toán…

-          - Chưa tiến hành đối chiếu hoặc đối chiếu công nợ không đầy đủ vào thời điểm lập Báo cáo tài chính.

-          - Chênh lệch biên bản đối chiếu và sổ kế toán chưa được xử lý.

-          - Chênh lệch sổ chi tiết, sổ cái, Bảng cân đối kế toán.

-          - Hạch toán sai nội dung, số tiền, tính chất tài khoản phải thu, hạch toán các khoản phải thu không mang tính chất phải thu thương mại vào TK131.

-          - Cơ sở hạch toán công nợ không nhất quán theo hóa đơn hay theo phiếu xuất kho, do đó đối chiếu công nợ không khớp số

-          - Hạch toán giảm công nợ phải thu hàng bán trả lại, giảm giá hàng bán nhưng không có hóa đơn, chứng từ hợp lệ.

-         -  Ghi nhận các khoản trả trước cho người bán không có chứng từ hợp lệ. Các khoản đặt trước tiền hàng cho người bán hoặc có mối quan hệ kinh tế lâu dài, thường xuyên với các tổ chức kinh tế khác nhưng không tiến hành ký kết hợp đồng kinh tế giữa hai bên.

-        -   Ghi nhận tăng phải thu không phù hợp với ghi nhận tăng doanh thu. Công tác luân chuyển chứng từ từ bộ phận kho lên phòng kế toán chậm nên hạch toán phải thu khi bán hàng không có chứng từ kho như phiếu xuất hàng…

-          - Có những khoản công nợ thu hồi bằng tiền mặt với số tiền lớn, không quy định thời hạn nộp lại nên bị nhân viên chiếm dụng vốn, hoặc biển thủ.

-          Nhiều khoản công nợ phải thu quá hạn thanh toán, không rõ đối tượng, tồn đọng từ nhiều năm nhưng chưa xử lý.

-         -  Cuối kỳ chưa đánh giá lại các khoản phải thu có gốc ngoại tệ.

-          Không phân loại tuổi nợ, không có chính sách thu hồi, quản lý nợ hiệu quả.

-          - Các khoản xóa nợ chưa tập hợp được đầy đủ hồ sơ theo quy định. Không theo dõi nợ khó đòi đã xử lý.

-         -  Không hạch toán lãi thanh toán nợ quá hạn.

-          - Chưa tiến hành phân loại các khoản phải thu theo quy định mới: phân loại dài hạn và ngắn hạn.

-          - Hạch toán phải thu không đúng kì, khách hàng đã trả nhưng chưa hạch toán

-          - Theo dõi khoản thu các đại lý về lãi trả chậm do vượt mức dư nợ nhưng chưa xác định chi tiết từng đối tượng để có biện pháp thu hồi.

-          - Chưa lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi hoặc lập dự phòng nhưng trích thiếu hoặc trích thừa, vượt quá tỉ lệ cho phép.

-         -  Hồ sơ lập dự phòng chưa đầy đủ theo quy định.

-          - Không thành lập hội đồng xử lý công nợ khó đòi và thu thập đầy đủ hồ sơ các khoản nợ đã xóa - nợ cho người mua.

-          - Tổng mức lập dự phòng cho các khoản nợ khó đòi lớn hơn 20% tổng dư nợ phải thu cuối kì.

-          - Cuối kì chưa tiến hành đánh giá lại để hoàn nhập dự phòng hay trích thêm.

4. Phải thu khác

- Không theo dõi chi tiết các khoản phải thu khác

- Chưa tiến hành đối chiếu các khoản phải thu bất thường, tài sản thiếu chờ xử lý không có biên bản kiểm kê, không xác định được nguyên nhân thiếu để quy trách nhiệm.

- Hạch toán vào TK 1388 một số khoản không đúng bản chất

- Không phân loại các khoản phải thu khác ngắn hạn và dài hạn theo quy định

5. Đầu tư tài chính ngắn hạn

Chưa mở sổ theo dõi chi tiết từng loại chứng khoán.

Không tiến hành trích lập dự phòng giảm giá đầu tư chứng khoán ngắn hạn.

Không hạch toán lãi lỗ kinh doanh chứng khoán hoặc hạch toán khi chưa có đầy đủ hóa đơn chứng từ.

Đầu tư ngắn hạn khác không mang tính chất đầu tư mà là các khoản phải thu khác (thu tiền chi phân phối sai chế độ cho cán bộ công nhân viên).

Cuối kì không đánh giá lại dự phòng để hoàn nhập dự phòng hoặc trích thêm.

Không có bằng chứng chứng từ hợp lệ chứng minh cho khoản đầu tư.

Không có xác nhận của đối tượng nhận đầu tư về khoản đầu tư của Công ty.

6. Tạm ứng

Chưa đối chiếu tạm ứng với các đối tượng.

Chưa theo dõi chi tiết từng đối tượng tạm ứng.

Chênh lệch số kế toán và biên bản đối chiếu tạm ứng.

Chữ kí trên biên bản đối chiếu tạm ứng khác chữ kí trên biên bản chấm công, bản thanh toán lương.

Tạm ứng cho đối tượng ngoài công ty.

Chưa xây dựng quy chế tạm ứng, quy chế quản lý tạm ứng chưa chặt chẽ: thanh toán hoàn tạm ứng chậm, tạm ứng quá nhiều…

Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng không ghi rõ thời hạn hoàn ứng, số tiền, lý do sử dụng, không có chữ kí của kế toán trưởng.

Số dư tạm ứng cuối năm lớn. Khoản tạm ứng quá thời hạn thanh toán lâu ngày chưa được sử lý

Công nợ tạm ứng cho cán bộ công nhân viên đã chuyển công tác vẫn chưa được thu hồi

Sử dụng tạm ứng không đúng mục đích.

Làm báo cáo hết thời gian làm chuyện khác

7. Hàng gửi bán

Hàng gửi bán chưa được chấp nhận thanh toán nhưng đã hạch toán tăng doanh thu.

Chưa hạch toán hàng gửi bán bị trả lại.

8. Thuế GTGT được khấu trừ

Hạch toán, kê khai không đúng thuế suất.

Hạch toán, kê khai không đúng thời gian, quá thời hạn kê khai 6 tháng nhưng vẫn kê khai khấu trừ thuế GTGT.

Hóa đơn GTGT kê khai thiếu hoặc sai nội dung.

Kê khai khấu trừ thuế khi không có hóa đơn hoặc hóa đơn của các đơn vị phá sản, giải thể.

Kê khai khấu trừ thuế GTGT những hàng hóa không chiu thuế GTGT.

Chênh lệch sổ sách và tờ khai thuế, không giải thích được nguyên nhân.

Kê khai, hạch toán khấu trừ đối với hóa đơn GTGT trực tiếp hoặc hóa đơn không chịu thuế GTGT, hóa đơn không hợp lệ, hợp pháp.

Kê khai khấu trừ thuế và những hóa đơn chi từ nguồn khác.

Hàng mua được giảm giá chưa hạch toán giảm VAT đầu vào.

Kê khai thiếu hay sai hóa đơn, hóa đơn không đúng mẫu BTC quy định hoặc mẫu hóa đơn tự in đã đăng kí với Bộ tài chính.

Kê khai thuế đầu vào được khấu trừ đối với cả bộ phận nguyên vật liệu sản xuất dùng cho sản xuất hàng hóa chịu VAT trực tiếp.

Kê khai thuế GTGT hàng nhập khẩu sai.

Bù trừ thuế GTGT được khấu trừ và thuế GTGT phải nộp của các chi nhánh trên báo cáo tài chính hợp nhất

Hạch toán khấu trừ thuế VAT đầu vào lớn hơn đầu ra phải nộp, để số âm trên BCTC.

Trường hợp hủy hóa đơn GTGT, xuất lại hóa đơn khác, người mua trên 2 hóa đơn này không trùng nhau.

9. Cầm cố, kí quỹ, kí cược

- Chưa có hóa đơn chứng từ, hợp đồng, cam kết hợp lệ

Nội dung các khoản kí quỹ, kí cược không rõ ràng.

Chưa có đối chiếu xác nhận số dư với bên nhận kí quỹ, kí cược ngày khóa sổ kế toán cuối năm

Hạch toán sai khoản cầm cố, kí quỹ, kí cược vào tài khoản phải thu khác 138. Không theo dõi chi tiết từng loại.