Nguyên tắc lập, luân chuyển và lưu trữ chứng từ kế toán

Để làm tốt kế toán trước hết, người làm kế toán cần nắm rõ nguyên tắc lập, luân chuyển chứng từ và cách lưu trữ chứng từ kế toán trong mỗi doanh nghiệp. Sau đây, phần mềmThiên Long xin chia sẻ 3 nguyên tắc tương ứng với các công tác lập, luân chuyển, lưu trữ chứng từ kế toán trong mỗi doanh nghiệp.

1. Nguyên tắc lập chứng từ:

– Các chứng từ kế toán lập 1 lần duy nhất, nội dung giữa các niên phải trùng khớp nhau, các chứng từ kế toán hiện nay ở Việt nam có quy định số liên tối thiểu thường là 2 và tối đa là 9.

– Lập chứng từ kế toán phải tuân thủ theo mẫu quy định, nếu như đã có mẫu sẵn của các bộ ban ngành liên quan thì phải lập theo mẫu,nếu lập sai thì chứng từ của bạn không có giá trị pháp lý.

– Phản ánh chính xác và trung thực số liệu chứng từ kế toán phát sinh.

– Không tẩy xóa, sửa chữa, đã có rất nhiều doanh nghiệp trước kia đã theo thói quen cũ là có lỗi nhỏ thì sửa và đóng dấu treo vào đó. Hiện giờ chứng từ không được phép làm vậy nữa, khi phát hiện sai thì lập tức gạch chéo ghi chữ xé bỏ và lập chứng từ mới.

– Gạch chéo phần trống bằng bút mực, sau khi viết hóa đơn chứng từ xong thì kế toán phải gạch chéo phần trống bằng bút mực tất cả các hóa đơn chứng từ trong doanh nghiệp.

– Chứng từ kế toán phải có chữ ký, đóng dấu (nếu có) đúng quy định.

2. Luân chuyển chứng từ

– Chứng từ bắt đầu từ bộ phận lập chứng từ sau đó thông thường sẽ được chuyển về phòng tài vụ lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán.

– Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình giám đốc doanh nghiệp ký duyệt.

– Phân loại sắp xếp, định khoản và ghi sổ chứng từ kế toán.

–  Lưu trữ và bảo quản

3. Lưu trữ chứng từ, theo QĐ 218/2000/BTC:

– Lưu trữ 5 năm: với chứng từ sử dụng thường xuyên cho quản lý, không liên quan đến hạch toán kế toán.

– Lưu trữ 20 năm: Đối với báo cáo tài chính, sổ sách, chứng từ liên quan…

– Lưu trữ trên 20 năm: Đối với báo cáo tài chính, sổ sách kế toán tổng hợp, chứng từ dự án, chứng từ khác.

Lưu ý: Lưu trữ chứng từ ở đây với nguyên tắc phải bảo quản nó, chống mối mọt hay những tác nhân khác.

Ngày nay, để